Ajasta, paikasta ja laitteesta riippumattomat pilviteknologiat ovat mullistaneet liiketoimintaa ja tiedolla johtamista, tuoden kustannustehokkaat työkalut kaikkien käytettäväksi. Lue viisi vinkkiä Solu Digitalilta tukemaan digityöskentelyä.

Tiedonhallintaan ja tiedolla johtamiseen käytetyt teknologiat ovat mullistaneet työelämää jo useamman vuosikymmenen ajan, tehostaen entisestään työskentelyämme.

Vielä 10 vuotta sitten tilanne oli toinen, kun perustimme Microsoftin teknologioita hyödyntäviä tiedonhallinnan ratkaisuja tarjoavan Solu Digitalin. IT-konsultointiyrityksemme Espoon Innovation Home -yhteistoimistotiloissa helpottaa eri toimialojen organisaatioiden, kuten Helsingin Seudun Liikenteen, Ammattiliitto Pro:n, Scanian ja Transmerin työntekijöiden arkea ratkaisuilla, käyttöönotoilla ja koulutuksilla.

2010-luvulla IT-hankinnat eivät rajoittuneet pelkästään tietojärjestelmien hankintaan ja käyttöönottoon. Mukana tuli roima kasa laitteita aina organisaation omista palvelimista verkkolevyihin. IT-projektit olivat kalliita ja pitkäkestoisia toteuttaa jo ennen varsinaista jalkautusvaihetta kaikkien käyttäjien keskuuteen.

Nykyään useimmat prosessit ovat sähköistettävissä helposti, nopeasti ja kustannustehokkaasti pilvipalveluiden mahdollistamilla kattavilla ominaisuuksilla. Pilvipalveluiden toiminnallisuuksien avulla virtuaalinen työskentely onnistuu ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta:

· tiedon keruu, tallentaminen, käsittely ja jakaminen

· raportointi, analysointi, visualisointi ja ennustaminen

· tehtävien ja työnkulkujen automatisointi.

Vinkki 1: Terävöitä reagointiherkkyyttäsi muutoksiin organisaation sisällä ja ulkopuolella

Nykypäivän liiketoimintaympäristö muuttuu alati kiihtyvään tahtiin organisaatiossa sisäisesti kuin ulkoisestikin. Näihin muutoksiin ja niiden tuomiin haasteisiin ja tarpeisiin on kyettävä vastaamaan mahdollisimman nopeasti.

Henkilöstön hyvinvointiin kannattaa keskittyä seuraamalla tiimien ja työntekijöiden työskentelyyn liittyviä merkityksellisiä tietoja. Yksi tapa siihen on mitata henkilöstötyytyväisyyden ”pulssia” säännöllisesti, raportoida tuloksista ja suorittaa palautteen perusteella suunniteltuja toimenpiteitä.

Asiakaskokemuksen kehittäminen on myös liiketoiminnan ytimessä. Missä vaiheessa asiakaskokemusta asiakkailta saa tietoa määrittelee paljon ydintoimintojen kuten asiakaspalvelun, myynnin ja markkinoinnin suuntaa.

Microsoft Power Platformin tarjoamilla työkaluilla pulssi tuntuu ja näkyy selkeästi liiketoiminnan tehostamisessa, seuraamisessa, mittaamisessa ja kehittämisessä:

· helppokäyttöisten mobiili- ja selainpohjaisten kyselyiden sekä lomakkeiden suunnittelu ja julkaisu Microsoft Power Apps -työkalulla

· tehtävien ja prosessien työnkulkujen automatisointi Microsoft Power Automate -työkalulla

· helposti ja selkeästi visualisoitavien raporttien sekä ennusteiden suunnittelu ja julkaisu Microsoft Power BI -työkalulla.

Vinkki 2: Varmista tiedon saatavuus ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta

Data ja dokumentit ovat tänä päivänä entistä suuremmassa roolissa organisaation ja yrityksen toiminnan pyörittämisessä – siispä niiden järjestelmällinen hallinta on ensisijaisen tärkeää. Pilviteknologian alhaiset kustannukset sekä mahdollisuudet laajentaa pilvitilan käyttöä joustavasti tarpeiden mukaan ovat tehneet tiedonhallintaratkaisuista pilvipalveluissa erityisen suosittuja.

Liiketoiminnan pyörittämisessä ratkaisee se, miten opit keräämään itsellesi dataa ja hyödyntämään sitä. Organisaation toiminnan avainmittareiden ollessa selkeästi tiedossa, kannattaa kiinnittää huomiota siihen, miten tietoa kerätään, tallennetaan, käsitellään, säilytetään ja jaetaan organisaation sisällä ja sen ulkopuolella.

Teknologiat kuten Microsoft SharePoint Online ja OneDrive for Business yhteisesti käytettyjen ja henkilökohtaisesti työstettävien asiakirjojen hallintaan varmistavat:

· tiedon saatavuuden ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta

· tiedon paikkansapitävyyden

· tiedon löydettävyyden

· tiedon ja asiakirjojen työstämisen esimerkiksi yhteismuokkaus- ja kommentointitoiminnoilla

· tiedon elinkaaren hallinnan tietoturvallisesti dokumentin luomisesta sen jakamiseen.

Näiden työkalujen lisäksi Microsoft 365 -pilvipalvelut kattavat laajan valikoiman muita tuottavuutta parantavia työkaluja mobiili- ja selainkäyttöön.

Vinkki 3: Tuo asiakkaat lähemmäksi viestinnällä ja virtuaalisella yhteistyöllä

Tätä nykyä asiakas on lähempänä kuin koskaan ja viestintä asiakkaan kanssa on muuttunut arkipäiväisemmäksi. Monipuolinen kattaus erilaisia kommunikaatiovälineitä on johtanut matalampaan kynnykseen ottaa yhteyttä asiakkaaseen – ja toisin päin. Nykyään on paljon nopeampaa sekä helpompaa vaihtaa tietoa ja olla vuorovaikutuksessa.

Asiakkaat tietävät enemmän kuin koskaan ja ostaminen on helpompaa. Tärkein tavoitteesi on siis tehdä ostamisesta nopeaa ja vaivatonta. Esimerkiksi B2B-myynnissä ostopäätöksen tekeminen asiakasorganisaatiossa saattaa olla pitkäkestoinen prosessi. Palavereja ja dokumentteja kertyy yllättävän paljon, eikä kaikkea tietoa voi usean kuukauden takaisista palavereista muistaa.

Microsoft Teams ja sen monipuoliset toiminnallisuudet keskittävät yhteen sovellukseen muun muassa:

· verkkokokoukset

· videopuhelut

· pikaviestikeskustelut

· tehtävänhallinnan

· dokumentinhallinnan

· prosesseja ja tehtäviä tehostavat sovellukset ja työnkulut.

Microsoft Teamsin tarjoamat mahdollisuudet tehostaa omaa työskentelyä sekä yhteistyötä muiden kanssa on hyvä työkalu, kun pyrkii tuomaan ja pitämään asiakkaan lähempänä kuin koskaan aiemmin.

Vinkki 4: Automatisoi kaikki mahdollinen sujuvan liiketoiminnan takaamiseksi

Tehosta toimintaa asiakkaasi suuntaan automatisoimalla kaikki mahdollinen, mikä hidastaa palvelun käyttämistä, ostamista tai sen tuottamista. Hyvä lähtökohta tähän on asiakkaiden ostopolkujen tunnistaminen.

Seuraavaksi kannattaa kartoittaa oman yrityksesi mahdollisuudet ja uhat ostopolkujen osalta; mitkä asiat toimivat, missä on parannettavaa? Asiakaskokemuksesta kerättyä tietoa kannattaa tässä vaiheessa myös hyödyntää.

Prosessien kuten ostamisen, tuotteistamisen ja laskuttamisen automatisointi on kustannustehokasta valmiilla teknologialla. Microsoft Power Platform tarjoaa nopeasti ja ketterästi rakennettuja ratkaisuja, joiden avulla ostopolun vaiheita voi helpottaa huomattavasti.

Vinkki 5: Kokeile rohkeasti uusia ratkaisuja ja sovelluksia

Nykyaikana uusien ideoiden ja keinojen kokeileminen on myös erittäin kätevää. Pilviteknologia mahdollistaa erilaisten sovellusten kevyen kokeilun ja testailun, jotta se omalle yritykselle sopiva tapa löytyy.

Ajoittain sen toimivan jutun löytäminen edellyttää useita epäonnistuneita yrityksiä, mutta ei kannata lannistua. Mobiili- ja selainpohjaisilla työkaluilla voi kokeilla esimerkiksi erilaisten ominaisuuksien sekä asetusten testaamista välittömän muokkauksen ja julkaisun avulla.

Palveluita tarjoavien yritysten kohdalla voi miettiä esimerkiksi ajanvarausta; voiko ajan varata netistä, ja jos voi, niin milloin ja miten ajan voi varata? Liittyykö ajanvaraukseen muita asiakasta helpottavia toimintoja?

Modernin työskentelyn välineet helposti, nopeasti ja kustannustehokkaasti

Tiedolla johtaminen nykyajan teknologioilla on kehittynyt helppokäyttöiseksi ja vaivattomaksi, johon kaikilla organisaation tietotyöläisillä on mahdollisuus. Työkalut ovat helppoja ottaa käyttöön omatoimisestikin. Joissakin yrityksissä kannustetaan tällaisen osaamisen kehittämiseen, jotta teknologioiden suomat mahdollisuudet ymmärretään ja niitä hyödynnetään prosesseja ja tehtäviä tehostaessa.

Ostokokemuksen sujuvuutta voi parantaa monella tapaa tehdäksesi ostamisen ja muut asiakaskokemuksen vaiheet mahdollisimman helpoksi asiakkaallesi.

Marko Koskela, Chief Commercial Officer, Partner

Jari Kyläjärvi, Director, Partner Solu Digital Oy